ניהול זמן – יומן הבוקר

האם גם אתם מרגישים שהזמן בורח לכם מתחת לידיים? אם עניתם על השאלה בחיוב, אז ברוכים הבאים למועדון חברים רחב. תחושת הזמן האוזל, משותפת לאנשים רבים, והדרכים לפתרון הבעיה, רבות ומגוונות. גם אני הייתי חבר של כבוד במועדון הזה. עד לפני חמש שנים, יכולתיל להעביר ימים שלמים בביצוע מעט מאד משימות. רוב זמני הוקדש להגות, ומעט ממנו לקדם עניינים מעשיים.

אלא שאז גיליתי שאם אני רוצה ליצור דברים בעולם, עלי להתחיל במסע של שינוי, שיביא אותי לניצול מקבימלי של הזמן העומד לראשותי. במהל חמש השנים הללו, למדתי טכניקות רבות, ישמתי ואף פיתחתי שיטות. חלקן שיטות יחודיות, חלקן שיטות שלמדתי במקומות אחרים. כיום אני נחשב אפקטיבי מאד. אני עושה כמה דברים במקביל, ונהנה מכולם. היכולת לנהל זמן, הובילה אותי ליכולת עשיה משופרת בהרבה. במהלך שלוש השנים האחרונות יש לי מאומנים המבקשים ללמוד ניהול זמן. בסדרת כתבות בנושא, אתאר לכם חלק מהכלים.

בפוסט הנוכחי, אסביר על אחד הכלים הפשוטים ביותר, שיכול לסייע בצורה משמעותית בניהול זמנכם – יומן הבוקר.

מוח כמו מים צלולים

זמן הוא משאב יקר ואוזל, כפי שציינו רבים וחכמים לפנינו. אבל זמן הוא גם דבר מלחיץ. כאשר איננו מנהלים את היום שלנו ואת המשימות, המטלות והפרויקטים בצורה מסודרת, הלחץ מתגבר. המוח שלנו הולך ומתמלא במשימות, חישובים, תזכורות, ובעיות שיש לפתור. הדבר יוצר עומס על מרכזי קבלת ההחלטות במוח וסותם אותם. כאשר מרכזים אלו נסתמים, המוח פונה אל המערכת הפשוט יותר, שמנהלת את החיים על פי איומים. מערכת החרדה והתוקפנות (FFF). כתוצאה מכך, כאשר איננו מנהלים את המשימות שלנו, אנו הופכים ללחוצים יותר, מתוחים יותר, ולא נעימים לסביבתינו.

לכן, כדי להוריד את הלחץ, כל ההחלטות והמידע צריכים להערך מחוץ למוח. את המוח צריך להשאיר נקי, לצורך קבלת החלטות מורכבות יותר וחשובות יותר. את כל המידע אנו לכן מעבירים למערכת חיצונית לניהול זמן. ככל שנוריד יותר עומס מהמוח, כך המוח יוכל לשרת אותנו טוב יותר, ויאפשר לנו לראות את האופק ולקבל החלטות מורכבות יותר וטובות יותר. המצב הזה בו כל המידע נמצא במערכת חיצונית למוח, נקרא בפי דיויד אלן (ממנו למדתי רבות על ניהול זמן), Mind like clear water.
במצב בו המוח נקי ממידע מיותר, כל מידע חדש, יכול להשפיע בצורה מקסימלית. כמו שבמים שקטים וצלולים, לכל טיפה שנופלת יש השפעה, כך גם על המוח הצלול. כאשר המוח בהיר, הראות בהירה, המציאות נהירה, ואתם יכולים לקבל החלטות טובות יותר.

לכן הרגלי ניהול זמן חשובים לא רק לביצוע יעיל של המשימות שלנו, אלא גם לניהול שלו יותר של חינו ורגיעה הולכת וגוברת.

פיתוח מיומנות ניהול זמן אפקטיבית דורשת ניסיון רב ודורשת מכמה חודשים ולפעמים עד כמה שנים. אבל יש תרגולות פשוטה שכאשר עושים אותה נכון, היא הופכות את החיים להרבה יותר נעימים. התרגולת הראשונה היא ניהול יומן בוקר.

ניהול יומן בוקר
להיכנס ליום חדש, מבלי לדעת מה הולך לקרות בו זה תהליך מלחיץ. לכן עדיף לפתוח את היום בסידור היום. על הבוקר, ביחד עם הקפה, עוד לפני העיתון, ולפני בדיקת דוא"ל (כן, אני יודע, זה קשה). מיד לאחר ההשכמה, לאחר ציחצוח שיניים (מומלץ ) פתחו פינקס. בפנקס רשמו את המשימות שאתם רוצים לבצע היום. הממוחשבים שבינכם יכולים להשתמש באפליקציות ToDo. מומלץ להעביר את המשימות שאתם יודעים את זמנן ליומן.

כך לדוגמא, אם אתם צריכים לערוך קניות, הכינו רשימת קניות, ורשמו ביומן בשעה 12:00 – עריכת קניות.

כך לאט לאט היום יתמלא לכם היום במשימות ותראו מה אתם הולכים לעשות. הדבר יוריד מעליכם לחץ, והיום יהפוך בהיר יותר.

בסוף היום, התבוננו על הרשימה. כמה ממנה הצלחתם לבצע. אם הצלחתם לבצע 70% ממנה, מצבכם טוב מאד. אם הצלחתם כמחצית, מצבכם שפיר. אך אם הצלחתם לבצע רק 30% ואף פחות, עליכם לשאוף לשפר את ניהול הזמן שלכם. ביצוע משימות שקבעתם לעצמכם, הכרחי למיצוי יכולותיכם ולניהול אפקטיבי של חייכם. הקפידו להשתפר, עד שתגיעו לניהול זמן אפקטיבי.

כמו כל תרגולת, זה נחמד לנסות את זה יום או יומיים, אך כדי שזה יהפוך להיות חלק מחייכם, עליכם להתמיד בתרגולת יומן-בוקר במשך שלושה שבועות כדי שהתרגולת תהפוך לכם לטבע שני. אם תקפידו לבצעה יותר משלושה שבועות, היא תהפוך לכם לטבע מלא.

לחלק מכם, השכמה בבוקר היא תהליך קשה ומוסבך, ולכן ויראה לכם שתרגולת הבוקר היא קשה מדי לביצוע. במקרה כזה, תשאלו את עצמכם מדוע קשה לכם לקום מוקדם? האם זה בגלל שאתם הולכים לישון מאוחר? האם זה בגלל שהתרגלתם להתעורר מאוחר?

בררו עם עצמכם את הסיבה, ונסו למצוא דרך לקום עם מספיק זמן לפניכם כדי לנהל את תרגולת יומן-בוקר.

מה דעתכם?