חוקי הבירוקרטיה

בתוך מערכת בירוקרטית פועלים עשרות ומאות כללים שונים ולא כתובים, המנהלים את המערכת. אם עלי לבחור מתוך אותם כללים שמתוארים רבות בספרות העוסקת ניהול ארגונים גדולים ובבירוקרטיה, הרי שישנם ארבעה כללים כאלו שלדעתי משפיעים יותר מכל.

1. בתוך מערכת בירוקרטית פועלים מנהלים אמביציוניים.
2. המערכת הבירוקרטית מנוהלת על בסיס משאבים מוגבלים, וכתוצאה מכך כאשר מנהל אחד מקבל תקציב גדול יותר מהמתוכנן, הדבר יבוא על חשבון מנהל אחר. לכן במערכת בירוקרטית, נאלצים המנהלים לעיתים להאבק אחד בשני על המשאבים המוגבלים. מאבקים לא מנוהלים כמאבק של אחד בשני, אלא בקואליציות. דבר היוצר אפשרות שיתוף פעולה בתוך קואליציה, אך הופך את שיתוף הפעולה בין קואליציות לקשה יותר.
3. קשה לאמוד את טיב העבודה שמנהלים מבצעים. למערכת הבירוקרטית אין שורה תחתונה, שעל פיה ניתן למדוד את הישגיו של כל מנהל, ולכן ההערכה היא בעיקר על בסיס הדרך שבה נתפס המנהל בעיני הבכירים ממנו. אומנם ישנן תכוניות ייעול שמנסות להגדיר יעדים, אך ישנן לא מעט דרכים לעקוף את מגבלת היעדים. כתוצאה מכך הדרך של מנהלים להראות הצלחה, היא להפגין יותר יכולת ביצוע בהתאם לצרכי הבכירים. כדי להשיג יותר יכולות ביצוע, על המנהל לחלוש על יותר פונקציות ביצוע. ולכן מנהלים בארגון ינסו להגדיל את תחום השפעתם ואת גודל הצוותים העומדים לראשותם (תופעה המוכרת גם כ"חוק פרקינסון"). הצורך בהגדלת צוותים ותחומי אחריות, מחריף את המאבק, ומקשה על שיתוף הפעולה בין אגפים.
4. המערכת מנוהלת על בסיס מערכת החלטות אנושית, שמתקשה לקבל החלטות בצורה מתכללת. ארגון בירוקרטי הוא כל כך מורכב, ומערכת הלחצים והאינטרסים בו מסועפת ביותר, עד שלמנהלים בכירים קשה להניע תהליכים, עם כל כך הרבה אינטרסים מתנגשים. עליהם לבסוף להכריע לטובת אלו שנתפסים בעיניהם, כבעלי היכולות הגבוהות ביותר להניע תהליכים, מתוך אלו שמקדמים את האינטרסים של המנהלים. כתוצאה מכך, קבלת החלטות בין מנהלים, היא מורכבת ומסובכת ביותר. כתוצאה מהמאבקים, נוצר קושי לשתף פעולה בפרויקטים חוציי ארגון.

מאבקי השליטה, מובילים להיווצרויות של קואליציות בעלות אינטרסים מתנגשים, שמתקשות לשתף פעולה לצורך האינטרס המשותף של העירייה. המצב הטבעי הוא שקל יותר לנהל פרויקטים, בתוך כל אגף בנפרד, ויש קושי בשיתוף פעולה.